Strategi Jitu Akreditasi Program Studi

Bukti segala sesuatu berkualitas saat ini selalu dibuktikan dengan adanya jaminan tim penilai. Demikian juga dengan bukti suatu program studi pada perguruan tinggi adalah penilainya, salah satunya adalah nilai akreditasi oleh Badan Akreditasi Nasional-Perguruan Tinggi (BAN PT). Saya sebut sebagai salah satunya karena banyak lembaga penilai lainnya, misalkan ISO.

Kali ini saya cuman membahas fokus pada akreditasi oleh BAN PT. Kebetulan beberapa pekan yang lalu saya dan teman-teman di kampus mendapatkan workshop untuk mensukseskan akreditasi BAN PT. Rasanya sangat sayang untuk tidak dibagi dengan teman-teman yang lain. Pembahasan akan terbagi menjadi beberapa tahapan, mulai dari rencana penyusunan tim, penyusunan dan pengisian borang, hingga strategi menyambut penilaian lapangan oleh asesor.

Penyusunan Tim

Kebanyakan tim penyusun akreditasi dibuat dengan “azas” berbagi rata. Membagi standar yang 7 itu (kabarnya tahun 2017 akan bertambah 8 standar) ke masing-masing penanggung jawab, bahkan kaprodi/ketua tim akreditasi juga kebagian salah satu standar. Hal ini terkesan fair, namun sejatinya ini bukanlah strategi terbaik. Karena selain fokus sebagai ketua tim, kaprodi juga terbebani dengan salah satu kewajiban hasil “bagi-bagi” standarnya, sehingga tidak fokus untuk menguasai seluruh standar. Dari hasil workshop kami dapati bahwa strategi yang terbaik adalah ketua tim akreditasi tidak bertanggung jawab salah satu standar, alias tidak menjadi salah satu pengisi borang, melainkan mengontrol seluruh standar satu per satu yang dikerjakan oleh tim. Dengan sendirinya kualitas borang dan evaluasi diri yang dikerjakan sudah dari awal dikuasai ketua tim. Hal ini amat sangat penting, karena ketua timlah yang wajib menguasai dari a-z seluruh dokumen akreditasi.

Penyusunan Borang Akreditasi

Saat penyusunan borang akreditasi,beberapa hal prinsip yang harus dipegang kuat oleh tim adalah :

  1. Susun borang sesuai dengan Borang dan ED

Ada kesalahan besar yang sering terjadi dalam penyusunan borang akreditasi ataupun evaluasi diri, yakni korban copy paste dari borang akreditasi yang salah. Akibatnya, borang yang disusunpun salah. Untuk memastikan kebenaran dan borang ter update, tim sebaiknya mengunduh langsung dari situs BAN PT untuk format borang yang mau disusun. Termasuk yang kabarnya akan ada perkembangan borang menjadi 8 standar tahun 2017 nanti.

       2. Jangan malas

Tim pengisi borang harus serius menulis/mengisi borang sesuai dengan keadaan sebenarnya. Hindari penjelasan yang terlalu ringkas, karena akan menimbulkan persepsi asesor bahwa tim borang malas. Tim harus bekerja keras untuk membuat pembaca/asesor menjadi lebih mudah mendeteksi poin-poin positif dari masing-masing standar.

     3. Buat asesor senang

Maksud dari membuat asesor senang adalah, isi dari borang harus mampu memberikan informasi yang dibutuhkan oleh asesor dalam waktu singkat untuk setiap butir penilaian. Menurut pemateri workshop waktu ideal yang dibutuhkan asesor untuk setiap butir sekitar 2-3 menit. Salah satu trik yang bisa dilakukan adalah menebalkan kalimat yang dibutuhkan untuk penilaian. Untuk mengetahui kalimat mana saja yang layaknya ditebalkan bisa kita cek pada buku panduan penilaian akreditasi.

     4. Menyediakan informasi yang diperlukan asesor

Ada satu informasi penting yang kami dapati saat workshop, yakni ternyata kita boleh memberikan sentuhan kreatifitas pada borang akreditasi. Kreatifitas tersebut diantaranya adalah menyediakan berbagai informasi yang diperlukan oleh asesor dengan cara menambahkan pada borang senyampang tidak mengurangi format yang telah baku, dalam bahasa singkatnya, mengurangi tidak boleh, menambah boleh. Salah satu contohnya adalah misalkan pada standar V tentang Kurikulum dan Suasana Akademik, kita boleh menambahkan hitungan rata-rata pembimbing, persentase matakuliah yang berunsur tugas. Hal ini tidak lain meringankan tugas asesor untuk tidak bersusah payah lagi menghitung.

      5. Tepat

Saat tim penyusun borang mengisikan borang, harus memperhatikan ketepatan antara yang ditulis dengan yang akan dinilai oleh tim asesor. Strategi yang paling jitu adalah selalu menyesuaikan antara buku panduan penilaian asesor dengan apa yang ditulis oleh tim penyusun.

     6. Konkrit

Seluruh yang ditulis oleh tim penyusun borang akreditasi harus dipastikan sesuai kondisi riil, sesuai kenyataan yang ada, bukan berbicara normati/idelanya.

     7. Kebijakan dan pedoman tertulis

Untuk menampilkan adanya kebijakan dan pedoman tertulis,penyusun borang harus menulisnya pada borang dan menyatakannya secara eksplisit. Hal ini berfungsi salah satunya untuk menghindari asesor bertanya-tanya terlebih dahulu untuk memastikan adanya kebijakan atau pedoman tertulis.

     8. Klaim yang tegas terhadap poin-poin kualitatif

Tidak semua penilaian poin akreditasi menggunakan data kuantitatif dengan angka-angka yang jelas, melainkan ada juga yang berupa penilaian kualitatif. Untuk poin yang bertipe kualitatif tersebut biasanya asesor akan menilai sesuai dengan klaim penyusun borang. Untuk itu, klaim dengan kata “sangat bagus” atau “sangat baik” untuk poin-poin kualitatif tersebut, hindari keraguan dengan menulis , ” cukup baik” atau ” baik” saja.

    9. Ukur

Sebelum borang dikirim, ada baiknya tim akreditasi mensimulasi borang yang telah ditulis, setidaknya dua kali simulasi. Menurut nara sumber yang memberikan workshop, kemungkinan simulasi akan sangat baik menggambarkan kondisi nilai akhir, karena perbedaan antara skor final penilaian borang dan visitasi hanya sekitar +- 10 poin.

    10. Lengkap dan diatur dengan baik

Data ataupun dokumen yang digunakan sebagai dasar tim penyusun borang untuk mengisi borang harus tersedia lengkap dan jika memasuki masa visitasi, harus dapat ditunjukkan kepada asesor dalam hitungan detik.

Saat Visitasi

Sebelum visitasi terlaksana, jika informasi mengenai kontak asesor sudah didapati, ada baiknya tim akreditasi melakukan kontak dengan tim asesor yang terdiri dari dua orang itu untuk berkoordinasi mengenai jadwal kedatangan dan keberangkatan.

Tim akreditasi juga harus menghargai profesionalitas asesor dengan tidak memberikan layanan yang berlebihan, misalkan pesta durian dll 🙂

Selain itu perhatikan kebutuhan-kebutuhan ringan asesor yang menurut pandangan kita hal tersebut sepele, namun hal itu memberi kesan positif bagi asesor, misalnya saja dengan memberikan daftar id dan password wifi di meja asesor ataupun akses digital terhadap dokumen/data pendukung akreditasi.

Jika seluruh persiapan sudah mapan, tinggal berdoa saja…

Selamat berjuang bagi tim akreditasi dimanapun anda berkarya 🙂

Advertisements
This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s